Апостиль

Згідно ст. 1. Гаазької конвенції скасування вимоги легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, які видані на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави.

За змістом Гаазької конвенції під офіційними документами розуміються:
1. документи, що походять від органу або посадової особи, що підкорюються юрисдикції держави, включаючи документи, що походять від прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;
2. адміністративні документи;
3. нотаріальні акти;
4. офіційні написи, які зроблено на документах, підписаних особами в їхній приватній якості, таких, як офіційні посвідчення, що підтверджують реєстрацію документа або факту, що мав місце на певну дату, офіційне та нотаріальне засвідчення підписів.

Дія Гаазької конвенції поширюється на документи про створення, громадянський стан, про трудовий стаж, свідоцтва про перебування в живих, довідки, доручення, судові рішення та матеріали по цивільних, сімейних та кримінальних справах.

Апостиль засвідчує дійсність підпису, якість, у якій виступала особа, що підписала документ, а також, в окремих випадках, дійсність штампа або печатки, що скріплює документ.

Згідно ст. 6 Гаазької конвенції кожна договірна держава призначає органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля.
Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року №61 повноваження на проставлення апостиля надано: Міністерству закордонних справ України, Міністерству юстиції України та Міністерству освіти, науки, молоді та спорту України.

 

Міністерство закордонних справ України проставляє апостиль на:

-  оригіналах документів, що видаються органами МВС,

-  довідках про відсутність судимості,

-  довідках з місця проживання,

-  довідках, виданих архівними установами,

-  медичних довідках про стан здоров’я, за умови їх посвідчення гербовою печаткою Обласного    управління охорони здоров’я та Міністерства охорони здоров’я,

призначених для використання на території іноземних держав-учасниць Гаазької конвенції.

Міністерство юстиції України проставляє апостиль на:
- оригіналах документів, що видаються органами юстиції, органами РАЦС та судами,

- документах, оформлених у державних і приватних нотаріусів,

призначених для використання на території іноземних держав-учасниць Гаазької конвенції.

Один підрозділ проставляє апостиль виключно на документи, видані органами РАЦС, а саме на:

- свідоцтво про народження,

- свідоцтво про шлюб,

- свідоцтво про розірвання шлюбу,

- свідоцтво про смерть,

- витяг з реєстру,

- свідоцтво про зміну імені/прізвища,

- свідоцтво про всиновлення тощо.

 

Інший підрозділ проставляє апостиль на документи, оформлені судами або нотаріусами, а саме на:

- нотаріально засвідченні копії документів,

- нотаріальні заяви,

- нотаріальні довіреності та рішення суду.

Міністерство освіти, науки, молоді та спорту України проставляє апостиль на оригіналах офіційних документів виданих:

- навчальними закладами,

- державними установами,

- органами, що мають відношення до сфери освіти та науки, призначених для використання на території іноземних держав-учасниць Гаазької конвенції.

Документами про освіту та вчені звання вважаються документи державного зразка, перелік яких визначений Постановою Кабінету Міністрів України N1260 від 12 листопада 1997 року «Про документи про освіту та вчені звання».

Такими документами є:

- дипломи та додатки до них,

- атестати з додатками з переліком предметів і оцінками,

- архівні довідки,

- сертифікати,

- навчальні плани.

Проставлення апостиля вищевказаними органами здійснюється відповідно до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти та науки України, міністерства Юстиції України № 237.803.151.5 від 05.12.2003р., зареєстрованим у Міністерстві Юстиції України за номером 311518472 від 12.12.2003 року.
Положення Гаазької конвенції не поширюються на документи, видані дипломатичними або консульськими агентами, а також адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційної або митної операції. До них відносяться доручення на укладення угод, переміщення товарів через кордон, договори (контракти) на постачання товарів і надання послуг, на виконання різних робіт і розрахунків за них і т.і. У випадках, коли це передбачено внутрішнім законодавством держави, на території якої будуть використовувався дані документи, вони повинні легалізуватися у звичайний спосіб, тобто застосовується консульська легалізація, яка включає в себе послідовне проставлення посвідчувального напису у декількох установах. Збереження багатоступеневості при легалізації такого роду документів дозволяє здійснювати більш суворий контроль за діяльністю комерційних підприємств. У той же час апостиль проставляється на статутах та установчих документах, на патентній та іншій документації, що походить від органу державної влади або управління (свідоцтва про реєстрацію, ліцензії й т.п.). На статутних документах, а також на змінах та доповненнях до них має бути підпис та печатка реєстраційної палати або податкового органу, а також підпис посадової особи реєстраційної палати.
Апостиль не проставляється:
- на оригінали паспортних документів;
- на профспілкові квитки;
- на військові квитки;
- на трудові книжки;
- на дозволи на носіння зброї;
- на свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів (техпаспорта);
- на посвідчення особи;
- на права водія;
- на характеристики;
- на нормативно-правові акти, роз'яснення та правові підстави для їх використання;
- на документи про приналежність до класів або віросповідань;
- на документи, що мають характер переписки.
Апостиль також не може бути проставлений:
- на документах, виданих закордонними дипломатичними організаціями;
- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Оригінали офіційних документів, виданих організаціями колишніх Республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення на них апостиля. Але апостиль можна проставити на копіях таких документів, засвідчених у встановленому порядку на території України (нотаріально).

Значення і походження слова «Апостиль»
Важливим питанням є походженні самого слова "апостиль". У науковій літературі не було знайдено відповіді на це питання.

Згідно нашої концепції слово "Апостиль" походить від французького la posille ("глосса до Євангелія") або, що більш імовірно, від старо французького Apostiller, що можна перекласти як "робити нотатки на полях" (у тому числі й печатка). Також, можна припустити, що слово "Апостиль" має свій початок ще в середньовіччі та походить від латинського іменника postilla або дієслова post illa. Етимологічна логіка даної концепції укладається в наступному: слово "апостиль" так чи інакше пов'язане із книжковою культурою та просторовим значенням позначки (на полях) - навіть глосса при ближчому розгляді являє собою не що інше як коментар, як би "вкладений" в основний текст Св. Писання. Грецько-апостольська гіпотеза етимології слова "апостиль" пов'язана з розгалуженням поняття "апостольства" у європейській юридичній практиці.

Так, перше значення слова "апостол" (apostle) - це повідомлення про направлення справи на апеляцію, яка направляється нижчим судом у вищий. Друге, власне латинське значення слова "апостиль" (apostolus у грецькому варіанті) - доповідь судді у вищу інстанцію з приводу апеляційної скарги. У цьому випадку, у своїх міркуваннях, ми виходили з того, що подача касаційного запиту (скарги) від нижчої інстанції у вищу може бути сприйнята як модель для проходження документів між декількома країнами і якимось консультативним органом (Гаазьким), який знаходиться вище будь-якої країни-учасниці та уповноважений вирішувати питання відносин між ними.

Таким чином, якщо додержуватися логіки даної концепції, то саме слово "апостиль" походить або від іменника "апостольства" - а саме від форми "апостолэ" (як "відправлення", "посилка") або від дієслова "апостелло" ("відсилати", "відправляти", "посилати"). "Апостелло", у свою чергу, утворюється префіксальним способом від іменника "стелло", з коренем "стел" - "став" і має базове значення "ставити". Префікс 'апо' - означає рух зверху до низу, що відразу наводить на думку про рух руки, яка проставляє апостиль. Якщо латинсько-глоссова гіпотеза використовує безсумнівну подібність понять "позначки на полях, виноски" і "дозвільної печатки", то грецько-апостольська гіпотеза ґрунтується на семантичному розвитку юридичного поняття "відправлення".

Але найбільш часто під "апостилем" розуміють спрощену легалізацію документів для їхнього наступного використання в інших державах-учасницях Конвенції.

Як виглядає апостиль
Апостиль являє собою квадратний штамп розміром не менше 9х9 см на самому документі, або на окремому аркуші, що скріпляється з документом. Кожен виданий апостиль неповторний і має свій реєстраційний номер.
Конвенція не дозволяє вносити зміни до тексту апостиля і змінювати послідовність розміщення рядків в штампі. Не допустимо також виготовлення апостиля  методом ксерокопіювання штампа або іншим шляхом для наступної підшивки до посвідчувальних  документів.


Список  країн - учасниць Гаазької Конвенції


Станом на 11 вересня 2003 року учасниками Конвенції, що відміняє вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаага, 5 жовтня 1961р., «Convention de la haye du 5 octobre 1961», є наступні країни:

Країна - учасник      

Підписання                 

Ратифікація або приєднання     

Набуття чинності

Австралія

11.07.1994 (пр.)  

15.01.1995    

16.03.1995

Австрія

05.10.1961    

14.11.1967    

13.01.1968

Албанія

   

09.05.2004

Андорра

15.04.1996 (пр.)  

01.11.1996    

31.12.1996

Антигуа і Барбуда <*>    

(пр.)          

 

01.11.1981 (дата незалежності)

Аргентина

08.05.1987 (пр.)

20.12.1987    

18.02.1988

Вірменія

19.11.1993 (пр.)  

15.06.1994    

14.08.1994

Багами <*>    

(пр.)          

 

10.07.1973 (дата незалежності)

Барбадос <*>    

(пр.)          

 

30.11.1966 (дата незалежності)

Білорусь    

(пр.)          

 

31.05.1992

Беліз

17.07.1992 (пр.)  

10.02.1993    

11.04.1993

Бельгія

10.03.1970    

11.12.1975    

09.02.1976

Болгарія  

01.08.2000 (пр.)  

28.02.2001    

29.04.2001

Боснія і Герцеговина      

   

24.01.1965

Ботсвана <*>    

(пр.)          

 

30.09.1966 (дата незалежності)

Британські Віргінські о-ви            

     

Бруней

23.02.1987 (пр.)  

04.10.1987    

03.12.1987

Угорщина    

18.04.1972 (пр.)  

19.11.1972    

18.01.1973

Венесуела

01.07.1998 (пр.)  

15.01.1999    

16.03.1999

Гибралтар

     

Гренада <*>    

(пр.)          

 

07.02.1974 (дата незалежності)

Греція

05.10.1961    

19.03.1985    

18.05.1985

Домінікана

     

Естонія

11.12.2000 (пр.)

01.08.2001    

30.09.2001

Ізраїль

11.11.1977 (пр.)  

15.06.1978    

14.08.1978

Ірландія

29.10.1996    

08.01.1999    

09.03.1999

Іспанія

21.10.1976    

27.07.1978    

25.09.1978

Італія

15.12.1961    

13.12.1977    

11.02.1978

Казахстан

05.04.2000 (пр.)  

01.12.2000    

30.01.2001

Кіпр

26.07.1972 (пр.)  

01.03.1973    

30.04.1973

Китай (Спеціальний Адміністративний район Гонконг)                

   

25.04.1965

Китай (Спеціальний Адміністративний район Макао)  

   

04.02.1969

Колумбія  

27.04.2000 (пр.)  

01.12.2000    

30.01.2001

Латвія

11.05.1995 (пр.)  

грудень 1995    

30.01.1996

Лесото <*>    

(пр.)          

 

04.10.1966 (дата незалежності)

Ліберія  

24.05.1995 (пр.)  

10.12.1995    

08.02.1996

Литва

05.11.1996 (пр.)  

20.05.1997    

19.07.1997

Ліхтенштейн

18.04.1962    

19.07.1972    

17.09.1972

Люксембург

05.10.1961    

04.04.1979    

03.06.1979

Маврикій <*>    

(пр.)          

 

12.03.1968 (дата незалежності)

Македонія (колишня Югославська Республіка)              

   

24.01.1965

Малаві

24.02.1967 (пр.)

03.10.1967

02.12.1967

Мальта   

12.06.1967 (пр.)

03.01.1968    

03.03.1968

Маршаллові Острови    

18.11.1991 (пр.)  

15.06.1992    

14.08.1992

Мексика

01.12.1994 (пр.)  

15.06.1995    

14.08.1995

Монако

     

Намібія

25.04.2000 (пр.)  

01.12.2000    

30.01.2001

Нідерланди

30.11.1962    

09.08.1965    

08.10.1965

Німеччина

05.10.1961    

15.12.1965    

13.02.1966

Ніуе 

10.06.1998 (пр.)  

01.01.1999    

02.03.1999

Нова Зеландія    

07.02.2001 (пр.)  

23.09.2001    

22.11.2001

Норвегія

30.05.1983    

30.05.1983    

29.07.1983

Панама

30.10.1990 (пр.)  

05.06.1991    

04.08.1991

Південно-Африканська Республіка    

03.08.1994 (пр.)    

01.03.1995    

30.04.1995

Португалія

20.08.1965    

06.12.1968    

04.02.1969

Російська Федерація    

04.09.1991 (пр.)  

01.04.1992    

31.05.1992

Румунія  

07.06.2000 (пр.)  

15.01.2001    

16.03.2001

Сальвадор

14.09.1995 (пр.)  

01.04.1996    

31.05.1996

Самоа

18.01.1999 (пр.)  

15.07.1999    

13.09.1999

Сан-Марино    

26.05.1994 (пр.)  

15.12.1994    

13.02.1995

Свазіленд <*>    

(пр.)          

 

06.09.1968 (дата незалежності)

Сейшели

09.06.1978 (пр.)  

30.01.1979    

31.03.1979

Сербія і Чорногорія (Югославія)

     

Сент-Вінсент і Гренадіни              

     

Сент-Кітс і Невіс (колишній Сент-Хрістофер і Невіс)    

26.02.1994 (пр.)    

15.10.1994    

14.12.1994

Сент-Люсія                  

     

Словаччина

06.06.2001 (пр.)  

20.12.2001    

17.02.2002

Словенія (колиш. Югославська Республіка)                

   

24.01.1965

Сполучене Королівство Великобританії і Північної Ірландії    

19.10.1961    

21.08.1964    

24.01.1965

Сполучені Штати Америки    

24.12.1980 (пр.)  

16.08.1981    

15.10.1981

Сурінам   

(пр.)          

 

25.11.1975 (дата незалежності)

Тонга <*>    

(пр.)          

 

04.06.1970 (дата незалежності)

Тринідад і Тобаго    

28.10.1999 (пр.)  

15.05.2000    

14.07.2000

Туреччина 

08.05.1962    

31.07.1985    

29.09.1985

Україна

(пр.)          

 

22.12.2003

Фіджі <*>    

(пр.)          

 

10.10.1970 (дата незалежності)

Фінляндія

13.03.1962    

27.06.1985    

26.08.1985

Фолклендські о-ви                  

     

Франція

09.10.1961    

25.11.1964    

24.01.1965

Хорватія

   

24.01.1965

Чехія

23.06.1998 (пр.)  

15.01.1999    

16.03.1999

Швейцарія   

05.10.1961    

10.01.1973    

11.03.1973

Швеція    

02.03.1999    

02.03.1999    

01.05.1999

Японія

12.03.1970    

28.05.1970    

27.07.1970

                                               
<*> 24 лютого 1965 Сполучене Королівство Великобританії  Північної Ірландії розповсюдило свою дію Угоди на Антигуа, Багами, Барбадос, Басутоленд, Бечуаналенд, Фіджі, Маврикій, Свазіленд і Тонга.
(пр.) – приєднались.

У проставлені апостилю на документі відмовляється, якщо:

- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

- текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

- документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засіб факсимільного зв’язку;

- у документі є незастережні виправлення або дописки;

- до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостилю на цьому документі;

- компетентному органу не вдалося отримати зразки підписів, відбитків печаток або штампів.

Від плати консульського збору звільняються:

- інваліди 1-ої і 2-ої груп,

- інваліди Великої Вітчизняної війни,

- громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи,

- діти-сироти, у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

І пам’ятайте про те, що є країни, які вимагають проставлення одного штампу апостиль, натомість як Австрія, Великобританія, Італія, Нідерланди, Португалія, Франція, Швейцарія, Бельгія, Данія – вимагають подвійної процедури проставлення апостилю.

Що стосується апостилювання документів з подальшою консульською легалізацією перекладу, є ряд держав, для яких існує два можливих способи оформлення легалізації:

АПОСТИЛЬ НА ДОКУМЕНТ + НОТАРІАЛЬНИЙ ПЕРЕКЛАД + ДРУГИЙ АПОСТИЛЬ

АПОСТИЛЬ НА ДОКУМЕНТ + АКРЕДИТОВАНИЙ ПЕРЕКЛАД З КОНСУЛЬСЬКОЮ ПЕЧАТКОЮ

До таких країн зокрема належать Італія, Іспанія та Франція.

Консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

На консульську легалізацію приймаються наступні документи:

оригінали:

- свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану;

- довідок органів реєстрації актів цивільного стану;

- документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка),

- свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини,

- дипломів кандидата та доктора наук;

- архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;

- інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

документи, які мають комерційний характер, а саме:

      - свідоцтва про реєстрацію підприємств,

      - сертифікати якості продукції (товарів),

      -  інші документи, що засвідчені уповноваженою посадовою особою Торговельно-промислової палати України, можуть бути легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України в копіях після засвідчення в Міністерстві юстиції України. У таких випадках службова особа Департаменту консульської служби МЗС України засвідчує підпис уповноваженої посадової особи Міністерства юстиції України.

Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

1) фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;

2) юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

Легалізації не підлягають:

- документи й акти, які суперечать законодавству України;

- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію

  транспортних засобів (технічних паспортів),

- посвідчення водія,

- посвідчення особи,

- нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;

- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

 

Templates Joomla 1.5